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難病にかかった30代男性のその後

難病にかかった30代男性がその後の生活をどう生きていったかを記録するものです。日常生活で感じたこと等を発信していきます。

これをせずして、どうやって早く仕事を終わらせるつもり?

 新年明けましておめでとうございます。遅いわ!今年はゆっくりと休みをもらい、スロースタートです。このブログも(笑)

 今日は、私は普通に実施していたことなのですが、意外と私の周りではしていないということがわかったので、これについて書きます。

 

 それは、「自分のタスクにどれぐらい時間がかかっているかを把握する」です。

 

 おそらく、タスク管理、プロジェクト管理をしている方、興味のある方は皆さん実施していると思います。私の個人的意見ですが、これをせずにどうやって早く仕事を終わらせるつもり?と思っています。

 以下の記事ではなるべく短い時間で仕事を終わらせるために、どうやってするのか、その大枠となる部分について書きました。今回はこれの詳細版、より細かい話ですが、重要なことです。

 

simpleulife.hatenablog.com

 

 自分のタスクの時間を計るとどのようなメリットがあるのでしょうか?私の個人的な意見は以下です。

  • 自分の想像と実際のギャップが明確になる。
  • 自分のタスクの見積もり精度が向上する。
  • タスクの実施方法を改善することが可能になる。
  • より、短い時間でタスクを終わらせることができる。

 

 それでは、見ていきましょう。まず、自分の想像と実際のギャップが明確になる。これは当然ですよね、時間計っているのですから。自分が2時間で終わると思っていたタスクが実際は4時間かかった、なんてことは往々にしてあります。

 ではそれはなぜなのでしょうか?

 一言で言ってしまえば、見積もりが甘いのです。これをこうして、あれをこうして、まあ、だいたい2時間で終わるか~と思っていたら、これをするには、あれをしないと、あれをするには、ここからあれを持ってきて、それをこう処理しないとできないな~

 これ、あれ、それ、ばかりで何のこっちゃって感じですが、段取りが甘いのです。これは経験による部分もありますが、そうじゃなくても、どれだけ、これ、あれ、それを明確にできているのかが重要となります。

 タスクの時間を計り、その振り返りを行うことで、自分の想像には何が足りていなかったのか、段取りの精度が上がります。もう一つはたとえ、段取りはクリティカルであったとしても、一つ一つのタスクの中身を実施する時間が自分の想像と違ったということもありえます。

  結果的に、段取りと実施時間の見積もりの精度向上、つまりタスクの見積もり精度が向上するとともに、タスクの実施方法も振り返りを行うことで改善することが可能になります。

 さらにさらに、この精度向上と改善を継続していけば、より短時間でタスクを終わらせることができる!

 

 本当に!?と思った、そこのあなた、だまされたと思ってやってみてください。慣れてくると本当に見積もり精度向上しますよ。私は最近、見積もり精度向上のおかげもあって、一日の中で、急な対応を求められても対応できる余裕が出てきたぐらいです。

 

 最後まで読んで頂いた皆さんに、ちょっとしたテクニックを。まあ、私が開発したわけでもなく、超有名な方法ですが。

 

  それは、かの有名なポモドーロテクニックです。

 

 がっかりしました?王道なんですが、これがけっこういい具合なことに気づいたのです。

 ポモドーロテクニックとは、25分集中し、5分休憩、これを繰り返していきます。正確には、何度かこのセットを繰り返し、その後少し長めの休憩を取るようですが、まあ、細かいことは自分に合った方法でしていただければと思います。

 私個人の意見ですが、必ずしも25分でなくてもいいですが、重要なことは、ある時間を決めて、この時間が過ぎたら、どれだけタスクが中途半端な状況にあっても、必ず、タスクを中断する。意外とこれがいい効果を発揮することに気づきました。

 

 どういうことかというと、人間の本能的には、中途半端な状況は本当はすっきりしなくて嫌だという人が多いと思います。私もこの部類でした。

 でも、今では、中途半端でもやめるようにしています。その効果は以下の通りです。

  • 時間を決めることで、その時間内に終わらせるものを明確にできる。
  • そして、少しきつめの設定にしておくことで、自分を追い込む。
  • 結果的には早く終わらせることができる可能性が高まる。
  • 中途半端だと、次始める時に、これを終わらせたいと思い、タスクに早くに手をつけることができる。

 私個人としては、最後の部分が気に入っています。時間を区切らずに、タスクの終わりを区切りにしてしまうと、次始める時に、若干の間が空いてしまうので、まあ微々たるものなのでしょうが、塵も積もればなんとかです。でも、次始めるまでに躊躇すると、気を紛らわして、別のことを始めてしまったりするものです。

 (メールチェックなら、まだいいですが、SNS見てしまうと、もう終わり・・・)

 人間の脳の仕組みでしょうか、中途半端なものがあると、それを何とかしたいと思うようで、スタートダッシュができるので、そして、手を付けてしまえば、後はなんとかなるものです。

 

 今回は新年一発目にしては、非常に細かい内容でしたが、ご参考にしていただければと思います。今年も更新は少ないかもしれませんが、なるべく多くの価値を提供できればと思っています。

 

 それでは、皆さんが少しでも良い一日を過ごせるように。