なぜ仕事は定時に終わらないのか。
私もあまりえらそうに言えませんが、仕事はなかなか、定時に終わりません。皆さんは終わっていますか？決まった時間に。職種にもよるのでしょうが、パートタイムのように決まった時間だけ働くという方は別にして、なぜ仕事って定時に終わらないのでしょうか。
それは、終わらせる気がないからです。
ケンカ売っているのか？って思いましたか？いいえ、大まじめに言っています。ケンカ売っていると思ってもらってもいいぐらい大まじめに。
ここから先は職種や会社の制度等の周辺環境によって、それぞれ事情が異なると思いますが、私が会社員として、常々感じていることを書きたいと思います。
また、定時に終わることがすべていいことであるとは言いません。自分だけ終わって、同僚が徹夜していてもいいのかというとそれは違う気がします。
しかし、それぞれに割り当てられたタスクは、個人の差こそあれ、そんなに大きな違いはないのではないかと思っています。であれば、なるべく早く、効率的に仕事を終わらせ、自分や家族、社会貢献活動のための時間を確保した方がいいと思いませんか？
もちろん仕事が大好き、これも素晴らしいことです。私も好きです。でもしたいことは仕事だけではないと思います。仕事を言い訳にして、これまでやりたかったことをして来なかったという人は多いと思います。本当にそれでいいのですか？私は嫌です。
話が少しそれましたので、元に戻します。先ほど、仕事が定時に終わらないのは終わらせる気がないからと書きましたが、本当にそう思っています。その理由は以下のような状況が見受けられるからです。
- 定時で仕事が終わるように計画していない。
- たとえ計画を立てていたとしても、一つのタスクに対する時間の見積もりがあまい。
- 一日の予定がみっちり詰め込まれていて、余裕がない。
それでは、簡単にですが、一つ一つ見ていきたいと思います。
1．計画をしていない
これは本当に仕事を定時で終わらせる気がないのはないかと思います。言うまでもないです。計画していないのだから、定時に終わるわけがないです。その日一日の自分のスケジュールを見て、手を動かせる時間とそうではない時間の区別をし、その中から、優先順位を付けながら、仕事をスタートすること、これはもう当たり前なのだと思います。
さらに、もう一つ付け加えるとすると、できれば、その日一日の予定を書いて、見える化しておいてください。書くものはなんでもいいです。紙でも、Google Calendarでも、Online appでも、何でもいいです。自分が使いやすいものでいいです。
これをする理由は、余計なことに脳のメモリを使わないようにするためです。つまり、ある一つのタスクが終わったら、次のタスクが見ればわかるようにしておく、これによって、一つのタスクが終わった後に、え～っと、次は何をするんだっけってことがないようにするためです。また、次から次へと舞い込んでくるタスクをどこかにメモしておく、これによって、やってなかった！忘れていた！と直前になって、気づくことを防ぐ意味合いもあります。気づけばいいですが、気づかなかったときには、あなたの信頼度はがた落ちです。
2．タスクの見積もりがあまい
これも良くみかけます。これだったら、昼までには終わるだろう、と思って始めてみたものの、全然終わりませんけど。なんだったら、今日一日かけても終わりませんけど。良く聞く話です。
これを経験と一言で片付けてしまうのもどうかと思いますので、私がしていることを紹介したいと思います。参考までに。
それは時間を実際に計ることです。ある一つのタスクにかかる時間を計測する。私はtogglを使用して実際にかかった時間を計測しています。これによって、自分が想像していた時間と実際の時間の乖離がわかり、いったいどこに見積もりのあまさがあったのか分析できるからです。この振り返りをできれば、一日の最後に実施し、明日からの糧にしていくのがいいと思います。少しずつ成長。
でもその前に重要なことがありました。タスクですが、ざっくりしていませんか？○○プロジェクトの○○について分析する。といった具合に。いやいや、分析する前に、分析するためにグラフ化している？そもそも、そのためのデータは十分？等、自分では一つのタスクだと思っていても、やってみると、あれもこれも必要だったってこと良くありませんか？経験も必要ですが、計画を立てる時に、タスク分解、しかもなるべく細かく分解する。そして、そのうち、自分でしかできないこと、他の人に任せられること等の仕分けを実施した上で、できれば1時間、長くても1.5時間程度で終わるようにタスク分解をしてください。
その上で、時間を計測してみることをおすすめします。
3．一日の予定がみっちりで、余裕がない
これも良くみかけます。朝9時～10時はこれ、その次はあれ、それだけ綿密に計画を立ていることは素晴らしいことです。そして仮に、その計画と実際の時間がほぼ同じであれば、もうファンタスティックと言いたくなります。
でも、仕事はそんなに、うまくいかないものです。必ずと言っていいほど、邪魔が入ります。邪魔って言うと怒られるかもしれませんが、自分の想像の域を超えたものが降って湧いてくると思います。
せっかく、これをやろうと思っていたのに、たった一本の顧客からの電話で、午前中つぶれた！、上司からあの資料の修正をお願いされた！こまかい資料の体裁にこだわる上司が一番、時間泥棒でやっかいだと思っています。（笑）なんてことも日常です。そこで、なるべく一日の予定には余裕、遊びの時間を取っておくことをおすすめします。さすがに、午前中まるまるという訳にはいきませんが、せめて、1時間はほしいところです。その1時間は邪魔が入らなければ、そのまま、明日する予定だったタスクに宛てる、または、予定通りいかなかったタスクに宛てることができます。
と、ここまで読まれた方の中には、もうすでにお気づきかもしれません。そうです、上のことを実際実施しようと思うと、一日の予定だけではなく、もう少し中長期的な計画が必要なのです。たしかにそれも非常に重要です。しかし、ここで私が強調したいことは、一日をなるべく有意義に、そして高密度に過ごすためには、仕事をためないことです。ためてしまうと、上のことなんか全然実施できません。
毎日の積み重ねが余裕を生み出すのだと思っています。もちろん中長期的な計画によって生み出される場合もあると思いますが、どうせ明日生きている保証なんてないのですから、毎日が充実している方がいいと思いませんか？私だけかな？
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
