なるべく短い時間で仕事を終わらせるには
皆さんはなるべく仕事、タスクを早く終わらせるためにどのような工夫をしていますか？特に考えてない？そうですか、それもまた残念ですね。たぶん仕事に追われて終わらない、今日も帰りは21時以降、帰ったら、家族はご飯を食べ終わっていて、一人で晩ご飯、場合によっては、子供はもう寝ていている。そんな生活になっていませんか？
勝手に想像で言っていますが、そんな生活、嫌ではありませんか？やめたいですよね。私だったら、嫌ですし、なんとかしたいです。
でも、そうは言っても仕事は山ほどあるし、そんな簡単には終わらないです。そんな声が聞こえてきそうですが、今そんな状態であっても、何とかするのです。今日はそのためのちょっとしたテクニック、誰でも明日から始められて、効果もすぐに出てくる。かなり有効だと思っている方法をご紹介します。
これは前回、以下の記事で書いた、重要なタスクをいつするのか、に続いて、どのようにするのか、に該当します。
それは、「なるべくタスクを分解して、ハードルを下げる」です。
どういうことか、わかりやすいように例示しましょう。これも勝手に想像で、皆さんが該当しそうなことで、「ある企画または報告の資料作成」とします。
まず、今日は、この資料を作るぞ、といきなり始めていませんか？その前にちょっと待ってください。すぐに始めようという気持ちがあることは悪いことではありません。しかし、もう少し戦略的に始めましょう。
そうです、それが上で書いたタスクを分解する作業をするのです。たとえば、以下のような感じで。
- まずは目次を作成（この時点で一度上司やメンバーの意見をもらう）
- 目次構成に沿って、過去にあった類似の内容から、入れる図表の案など、あらあらの資料でイメージを上司とメンバーで共有
- ここから実際に手を動かし始める。まずは作成する図表を丁寧にリストアップ
- リストに沿って、必要となる材料の関連付け
- リストからまず最初に作成する図表の決定
もう、ここまで来れば、何をすればいいのか明確になっていますよね。そうするとどうでしょうか。最初は資料作成という大きなハードルで、高い目標だったものが非常に小さいタスクに分解されるとハードルが低く感じられて、なんかできそうな気がしませんか？
実は、これが非常に重要で、ゴールまでの道のり、クリティカルパスが明確になることで、やる気が起き、そして、途中で道に迷うことなく、歩いて、いやダッシュで行けるのです。
ここで、もう一つ重要なことをお伝えします。もう気づいている方もいるかもしれませんが、上に書いた中で、重要な点は上司、メンバーと資料のイメージを共有しておくことです。これが重要な理由は以下の通りです。
- イメージを共有しておくことで、手戻りが少なくてすみ、かかる時間も短くなる。（私は劇的に短くなると思っています）
- 自分に何かあった時（たとえば、私のように病気になって入院、そうじゃなくても、急に別件が入った時）、メンバーが助けに入りやすい。
- より良い資料が出来る。
最後の・はどういう意味かというと、結局資料を作ってみたものの、やっぱり、この図は棒グラフではなくて、折れ線で行こう、とか、いろいろと注文が出るものです。これは受け取り方ですが、注文や修正と考えるのか、改良、より良くなったと考えるのかかでかなり違います。
私は後者で考えます。そして、短い時間で、早めに作ったからこそ、より良い資料が出来たと考えるようにしています。
最後に、タスクの分解ですが、なるべく細かくと書きましたが、私の目安をお伝えします。30分から1時間程度がいいかと思っています。理由は私が集中して出来る時間はこの程度が限界だからです。まあ、人によるのかもしれませんが。
本当に最後に、図表は自分で作らなくてもいいので、あれば、作らないでください。他人に任すことができるのであれば、そうすべきだと思います。もちろん、任す相手の仕事状況によるのですが、自分がすべきことは何か、何が重要なのか、今一度考えてみてください。本当にそれはあなたではないとダメなタスクですか？
それでは、皆さんが少しでも良い一日を過ごせるように。
